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    La gestión de la crisis y post-crisis en HPSJ con ORVital 4.0

    1. Presentación global de la solución

     
    La solución ORVital4.0 es una plataforma digital que permite gestionar y supervisar en tiempo real los diferentes flujos hospitalarios (pacientes, equipos, materiales, habitaciones, mensajes y tareas) y asegurar su trazabilidad. Para lograr este objetivo, se basa, entre otras tecnologías, en la herramienta de geolocalización inalámbrica y sin contacto Bluetooth Low Energy (BLE). Se utiliza como gestor de procesos hospitalarios (HPM). Esto es posible gracias a la recogida fiable y automática, en tiempo real, de datos precisos de geolocalización (<2 m).   Como se ilustra en la figura anterior, el paciente, o el equipo, está provisto de una etiqueta que se comunica periódicamente a través del protocolo Bluetooth (cada 1 - 2s) con los terminales dispuestos a lo largo de las rutas predefinidas. La información de geolocalización se transmite, analiza, procesa y luego se almacena a nivel de servidores y bases de datos dedicados, y las acciones apropiadas se generan automáticamente. Esto permite llevar a cabo un seguimiento preciso y en tiempo real de las diferentes rutas que se han completado o están en curso y, tener una visión fiable e imparcial de la ubicación y el estado del portador de la etiqueta.  
    Schematic view of the ORVital 4.0 solution
     

    Además, la plataforma se conecta fácilmente con la gran mayoría de los softwares hospitalarios (de Dedalus, de GE, EMR, etc.). Así, puede ser utilizada, al mismo tiempo, como un cuadro de mandos que recoge información esencial (personal, médica, quirúrgica, operativa) pero también, como una fuente de información que permite el desencadenamiento automático de acciones (envío de mensajes, generación de tareas, validación de una acción operativa, ..). Esto lo convierte en un potente gestor de procesos hospitalarios.
     
    Por su diseño y los servicios ofrecidos (Plataforma intuitiva e interactiva, sala de espera virtual, pantalla de supervisión, informe de BI,..), la plataforma ha demostrado en HPSJ ser un soporte muy útil para permitir una rápida y fácil reanudación de la actividad y, asegurar una adecuada calidad de atención y servicios a los pacientes, en un periodo incierto y difícil, siempre marcado por COVID y sus consecuencias.
     


     

    2. Profesionales médicos – Punto de vista

     
    Nuestros primeros testimonios describen los sentimientos y experiencias de los profesionales médicos (enfermeras, asistentes administrativos, asistentes médicos, gerente de salud) en el HPSJ cuando, después de la crisis, se reinició la actividad en la Unidad de Cirugía Ambulatoria (UCA).
     
    – Rápido y fácil manejo y reinicio:
    La unidad de la UCA se enfrenta a una importante renovación. Esto obliga al servicio a recurrir regularmente a personal temporal o a personas de otros establecimientos o servicios. Esto requiere planificar sesiones de formación (manejo de programas informáticos, definición de procesos, etc.) y movilizar el tiempo no dedicado al servicio médico previsto. Por consiguiente, la facilidad de manejo de los programas informáticos es esencial desde el punto de vista operacional y económico. Cuando se reanudó la actividad en mayo, la situación era aún más problemática, ya que el personal habitual, movilizado para atender a los pacientes de COVID, sólo estaba disponible de manera muy parcial. Además, la dificultad para encontrar personal de reemplazo los obligó a trabajar con un número muy reducido de profesionales médicos.
     
    La plataforma ORVital 4.0 por su diseño favorece la interactividad táctil y es muy intuitiva. Las interfaces de usuario están diseñadas en torno a widgets, iconos de identificación rápida, colores, acciones de arrastrar y soltar y menús desplegables para los más populares, como se muestra en las siguientes capturas de pantalla. Esto hace que el manejo sea rápido y relativamente fácil, incluso para las personas que no están familiarizadas con este tipo de entorno.
     

     
    Además, como se explicó en nuestro anterior post, la solución permite automatizar muchas acciones (generación y seguimiento de tareas, generación de alertas en caso de una situación anormal, envío de mensajes de información a la familia,…) liberando a los equipos de las acciones repetitivas y lentas que no están en el centro de su actividad médica.
     
    – Seguimiento sin contacto y fiable de los pacientes y del estado de la habitación:
    Como explicamos en nuestro post anterior, la solución permite seguir en tiempo real, automáticamente y sin contacto, la geolocalización y el estado de cada paciente con fiabilidad. Esto permite asegurar la completa trazabilidad de este último y proporcionarle una calidad de atención y servicios personalizados, a pesar de un contexto difícil e inusual. Esta vigilancia puede realizarse mediante varias pantallas. En particular:
     

    ✱ La pantalla de supervisión que da, en un momento dado y en una sola pantalla, el estado y la ubicación de cada paciente.
     

    Pantalla de supervisión

     
    ✱ La interfaz de usuario que muestra la lista de pacientes del día con toda la información (personal, médica, quirúrgica, operativa), necesaria para garantizar un viaje seguro y de calidad para el paciente.
     

    Lista de los pacientes del día

     

    ✱ La interfaz de usuario que muestra la lista de pacientes en los próximos 2 días laborables y que permite a los profesionales optimizar y organizar los recursos de forma proactiva.

     

    ✱ La pantalla que permite ver y gestionar el estado de las habitaciones (quirófano, caja, dormitorios, etc.) a través de colores y botones. Así es posible identificar las habitaciones ocupadas (color rojo), libres (color verde) o «a limpiar» (color amarillo). En base a esta información, se pueden generar tareas (limpieza, asignación de la habitación, etc.) a través de la plataforma. El seguimiento de las mismas puede realizarse de forma remota a través de ORVital.
     

     

    Gestión y supervisión del estado de las salas

     

    – Optimización y protección de los itinerarios de los pacientes:
    Mediante las pantallas e interfaces de usuario presentadas anteriormente, es muy fácil seguir en tiempo real, sin acciones adicionales ni intervenciones externas (intercambio verbal o escrito), la trayectoria y el estado de los pacientes, así como la ubicación y el estado de las habitaciones y el equipo (usado, por limpiar, libre, etc.). También es posible acceder a su trazabilidad y a su historial (evolución del estado y de las localizaciones en un período de tiempo determinado).
     
    Sobre la base de esta información, las tareas y acciones necesarias (limpieza, asistencia a personas desorientadas o discapacitadas, repatriación de equipos, reasignación de un paciente a otra habitación, comunicación sobre el tiempo de espera necesario o solicitud de estado) pueden ser activadas automática o manualmente por los profesionales médicos.
     
    En el caso de las personas infectadas, también es posible seguir su ruta y, por lo tanto, identificar rápidamente las habitaciones y el equipo que deben desinfectarse y, posiblemente, llevar a cabo acciones de prevención y detección de las personas que han estado en contacto con ellas. Estas funcionalidades pueden ser reforzadas por la aplicación ATLAS desarrollada por MYSPHERA en marzo de 2020 (no está disponible en nuestro cliente HPSJ).
     
    De este modo, los viajes de los pacientes pueden hacerse de forma segura, personalizada y optimizada operacionalmente sin ninguna acción adicional o carga de trabajo para el personal médico.
     
    Por último, la actualización en tiempo real de las listas de pacientes (a través de la herramienta de geolocalización y la interfaz con otros programas informáticos del hospital) y de las acciones, realizadas o en curso, aumenta la capacidad de respuesta, la flexibilidad y la agilidad del servicio. En efecto, gracias a una información fiable y actualizada y a una visión global de los procesos en curso, los recursos (personas, habitaciones, equipo,..) pueden organizarse y movilizarse rápidamente para hacer frente a cualquier cambio o peligro. Esto ha demostrado ser muy útil para gestionar los efectos de la pandemia.

     
    – Gestión en tiempo real del quirófano y de las rutas de los pacientes – Tableros de control:
    Una crítica que suelen expresar los profesionales médicos es la multiplicidad de pantallas y herramientas de apertura y consulta para acceder a toda la información que necesitan.
     
    Con la solución ORVital, el personal de enfermería utiliza una sola herramienta, con la que puede consultar pantallas personalizadas e interfaces de usuario dedicadas a su actividad, con un simple clic o con la acción de los dedos. El acceso se puede realizar en PC, tabletas, pantallas de TV o smartphones, lo que garantiza una completa movilidad.
     
    Además, mediante estas pantallas se pueden generar manualmente tareas y acciones y se puede añadir información a los expedientes de los pacientes para completarlos (datos de contacto del acompañante, información sobre el equipaje, etc.). De esta manera se facilita la interactividad y el intercambio de conocimientos e información entre personas y servicios distantes, sin contacto directo (correo electrónico, teléfono, nota,..). Además, esto asegura la trazabilidad de la información.
     
    – Mejora de la reactividad, agilidad y flexibilidad del servicio
    Esto es una consecuencia directa del diseño de la herramienta.
     
    La interactividad en la herramienta, la fiabilidad y la actualización en tiempo real de la información en ORVital permiten tener una visión global de las necesidades futuras y estimar el tiempo disponible para responder a ellas. Se trata de una verdadera ventaja para ser proactivo y, para adquirir una cierta resistencia frente a los peligros y a los acontecimientos de última hora (acontecimientos de emergencia, cancelación,..).
     
    – Colaboración eficiente
    El intercambio de información, mediante pantallas e interfaces de usuario intuitivas e interactivas, accesibles a todas las personas interesadas, permite una comunicación eficaz y rápida entre los servicios a distancia y los diversos interesados (personal de limpieza, porteadores, etc.) involucrados.
     
    La capacidad de generar tareas y supervisar su progreso en tiempo real utilizando la plataforma mejora aún más la calidad de la colaboración.
     
    – Comunicación e intercambio de información eficientes
    El intercambio de información, mediante pantallas de supervisión e interfaces de usuario intuitivas e interactivas (lista de pacientes, gestión de habitaciones) que se actualizan en tiempo real con datos imparciales reunidos a lo largo de los recorridos y a los que pueden acceder todas las personas interesadas mediante un acceso seguro, hace posible el intercambio, a distancia y sin contacto (escrito u oral), de forma eficiente y rápida. Cada servicio y cada interesado (enfermeros, médicos, cirujanos, responsables sanitarios, personal de limpieza, porteadores, etc.) puede así, independientemente de su objetivo o disponibilidad, ser informado de manera fiable y en tiempo real.
     
    La generación de tareas, en tiempo real, y la trazabilidad asociada refuerza aún más la calidad de este intercambio.
     
    Además, como el diseño de ORVital tiene por objeto limitar las intervenciones manuales y de larga duración que son fuentes de error, la solución proporciona, para rellenar los elementos adicionales, formularios preestablecidos que deben completarse mediante menús desplegables, casillas de verificación o entradas manuales si no se puede considerar la posibilidad de realizar una entrada mediante la opción múltiple (nombre de la persona con la que hay que ponerse en contacto, por ejemplo).
     
    Por último, ORVital proporciona diversos instrumentos para comunicarse de manera eficaz y eficiente con las familias, mediante el envío de mensajes de texto, o mediante el acceso a una pantalla en las salas de espera de los hospitales o mediante la aplicación «Sala de espera virtual» para smartphones de MYSPHERA
     
    – Automatización de tareas
    Otro aspecto de ORVital que es particularmente apreciado por los profesionales de la salud, sobre todo en los momentos más tensos, es la automatización de muchas tareas. Estas últimas pueden tomar diferentes formas:
    ▶ La generación de alertas en caso de una situación anormal (duración excedida en un estado, paciente localizado fuera del área autorizada o preasignada, paciente que llega tarde considerando la hora de la convocatoria, etc.).
    ▶ La generación de mensajes en dirección a la familia.
    ▶ O la generación de tareas hacia personas dedicadas (limpieza, porteadores, etc.) cuando sea necesario.
     
    El intercambio automático de información sobre el estado de los pacientes y las habitaciones es otro aspecto de esta automatización que libera a los profesionales de los hospitales de cargas de trabajo repetitivas y lentas que están bastante lejos del corazón de sus funciones. Además, esta última garantiza una trazabilidad imparcial.
     
    – Supervisión eficiente de cuestiones estratégicas
    En la UCA, hay tres grandes desafíos que deben ser manejados diariamente: emergencias e integración de pacientes, manejo de pacientes desorientados y manejo de limpieza/desinfección.
     
    La criticidad de esta última aumentó durante la crisis debido a la falta de personal y al aumento de los riesgos generados por la pandemia.
    Las herramientas de información y las funcionalidades que proporciona ORVital y que se presentaron anteriormente permiten gestionar estos retos de forma eficaz, sin que los profesionales de la UCA tengan que soportar una carga de trabajo adicional.
     

    3. Dirección Ejecutiva – Punto de vista:

     
    La segunda parte de los testimonios se centra en los directores ejecutivos y su interés por la solución ORVital.
     
    – Datos fiables e imparciales y KPIs – BI y Reporting
     
    Mediante la recopilación automática y periódica de datos fiables de geolocalización y, con la trazabilidad digital de las acciones realizadas, es posible establecer KPIs no sesgados y crear informes de actividad. A continuación se dan dos ejemplos:
     

     
    Esta información puede ser una ayuda sustancial en el proceso de adopción de decisiones, ya que ofrece una visión global y profunda de la actividad en los servicios y unidades deseados. Puede proporcionar información, entre otras cosas, sobre los viajes de los pacientes, sobre el ritmo y las horas de ocupación de los quirófanos, sobre las acciones realizadas y los tiempos medios para llevarlas a cabo en un período determinado.
     
    Todos estos elementos son a elección del cliente según sus necesidades. Esta información y documentos pueden ser fácilmente compartidos.
     
    – Una rápida y profunda mirada a la actividad para lograr la excelencia de los procesos operacionales
    Utilizando esta información, es fácil identificar los cuellos de botella, los puntos de fricción o las fuentes de los tiempos de inactividad. Además, se pueden destacar rápidamente las consecuencias de la falta de recursos o de una organización deficiente. De esta manera, es posible definir los puntos a mejorar y los planes de acción a llevar a cabo.
     

    4. Profesionales de la informática – punto de vista

     
    La última fuente de retroalimentación es el departamento de IT de HPSJ. Hemos trabajado estrechamente con ellos, no sólo para el despliegue de la solución, sino también, en cuestiones de seguridad, el cumplimiento legal (GDPR en particular) y para definir la continuidad del negocio y los planes de recuperación.
     
    – Rápido reinicio
    La actividad en la UCA se detuvo durante un mes y medio para poder reubicar al personal de enfermería en las unidades Covid del HPSJ. La recuperación se llevó a cabo el 4 de mayo y todos los programas tuvieron que ser operativos y tener en cuenta los cambios y limitaciones que surgieron con la crisis. La solución ORVital, que es muy modular y basada en un modelo de «click and start», pudo ser utilizada inmediatamente de manera eficiente para apoyar la actividad interrumpida en la UCA. Los pocos ajustes que se deseaba realizar más tarde para mejorar aún más la experiencia del usuario y los procesos se pudieron hacer en paralelo, sin perturbar la actividad diaria y sin una participación significativa del equipo de TI.
     
    – Flexibilidad y agilidad – Para gestionar los cambios y restricciones de última hora de la TI y la medicina
    La solución ORVital se basa en un conjunto de módulos que es posible desarrollar y personalizar individualmente, lo que nos permite acercarnos lo más posible a las expectativas del cliente.
     
    Además, desde el inicio de las especificaciones, el equipo de MYSPHERA presta mucha atención a la participación de todos los interesados en el proyecto, en particular todo el personal operativo que participa y los equipos de TI que son socios técnicos esenciales. A continuación, se presta especial atención a la identificación y definición de las necesidades operacionales y las expectativas de sus clientes, trabajando en estrecha colaboración con ellos.
     
    Por último, MYSPHERA, cuya actividad se dedica enteramente al sector de la salud desde hace 10 años, ha adquirido una experiencia internacional en este sector, lo que le ha permitido desarrollar cierta pericia en este exigente campo. Los equipos pueden aportar sus conocimientos y sus reacciones para ayudar a los clientes a expresar sus necesidades y definir sus especificaciones.
     
    – Privacidad y seguridad de los datos y la información – conformidad con la norma GDPR
    La criticidad del sector de la salud llevó a MYSPHERA a ser, muy pronto, sensible e involucrarse en estos temas. La solución, desde su concepción, integró los temas de seguridad y cumplimiento de la normativa de la RGP. Cuando se especifican las necesidades del cliente, estos temas se abordan y se tratan con el departamento de DPO e IT para garantizar que el cliente los tenga en cuenta desde el principio. La solución se implementa en las instalaciones de HPSJ. Sin embargo, los equipos de MYSPHERA se encargaron de proporcionar la información y el apoyo necesarios al cliente para garantizar el cumplimiento.
     
    Finalmente, por su diseño, la solución asegura la confidencialidad, integridad y fiabilidad de los datos. Esto se refuerza con la implementación de un acceso seguro de los usuarios a su cuenta personal e individual, que se basa en el LDAP del hospital.
     
    – Soporte y Mantenimiento
    A fin de garantizar una asistencia constante y de calidad a sus clientes, MYSPHERA ha creado un equipo técnico cualificado de «Apoyo y mantenimiento», que ha sido formado para la GDPR y otras cuestiones jurídicas de actualidad sobre los datos. El equipo es accesible y está presente durante un período de tiempo prolongado a fin de responder rápidamente a las solicitudes de los clientes en cualquier momento.
     
    Esperamos que esta breve presentación de nuestra solución ORVital haya respondido a algunas de sus preguntas. Si desea saber más o determinar si esta herramienta puede satisfacer sus necesidades, no dude en ponerse en contacto con nosotros, estaremos encantados de discutir con usted y estudiar con usted su caso de uso.

    By: Mireya Lázaro

    27/07/2020

    ORVital